Ако след всяка среща отделите точно половин минута да си запишете най-важното, повишавате интелектуалните способности и ефективността си
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Цял ден се трудихте като пчеличка, прелитахте от задача на задача, а в края на работното време нито едно от свършените неща не заслужава да го наречете важно и значимо за успеха - за вашия собствен, за екипа, за компанията.
Ако ден след ден така ви минава, не е на добре. Или лошо сте поставени от шефа в позиция на рутинен изпълнител, което не обещава особен напредък в служебната йерархия. Или сами сте се поставили в неблагоприятно положение, защото не управлявате мъдро времето, енергията, кариерата си.
Най-важното е да направите най-важното най-важно, казва световнопризнатият експерт по личностно развитие Стивън Кови, автор на книгата "Седемте навика на високоефективните хора".
Много ще помогнете за професионалния си успех, ако свикнете правилно да определяте приоритетите си. Това е всекидневно усилие, нали непрекъснато имате да свършите повече от една задача. Ако не ги подреждате по значимост, сами се саботирате.
Може да използвате т.нар. матрица на Кови. Трябва да разпределяте задачите си в четири групи едновременно по два признака: срочни и важни; важни, но не-срочни; срочни, но не-важни; не-срочни и не-важни. На челно място в списъка ви за работа са задачите от първата група. Но внимавайте да не сгрешите с втората и третата група.
Често се случва човек да се подведе със спешни, но маловажни задачи и да им отделя повече време, отколкото на онези, които са важни, но не са срочни. Тях ги отлага, а именно те са в състояние да окажат влияние върху успеха в по-далечен план. Не ги избутвайте назад, винаги им давайте приоритет пред срочните, но не-важни задачи, които слабо се отразяват на успеха ви, съветва Кови.
Да направите най-важното най-важно обаче не е отговорност към себе си, свързана само с управлението на работното време. Прозорливата класификация на задачите зависи от информацията, а тя може да е следствие от прилагането на т.нар. правило на 30-те секунди.
В повечето съвременни професии на повечето длъжности не се очаква от служителя да следва абсолютно точно разписани протоколи, за да си изпълнява задачите. Шефът обикновено не му дава нареждания как да си върши работата точка по точка, а му възлага отговорности. От служителя се очакват конкретна преценка по какво и как да действа в определен момент, самоорганизация, инициатива, за да постига определени резултати.
Можете да преценявате как да подреждате приоритетите си само ако имате достатъчно информация и ако правилно я осмисляте. Именно в това ще ви е полезно 30-секундното правило.
Експертите уверяват, че с него изключително ще повишите ефективността си, интелектуалните си способности, дори животът ви като цяло ще се промени, защото няма да се разпилявате и с по-малко усилия ще постигате повече.
Правилото гласи, че след всяко заседание, среща, събитие трябва да отделяте 30 секунди, за да си запишете най-важното от случилото се. Точно 30 - не повече и не по-малко. Тъкмо в това е хитрината на метода. За толкова кратко време не можете да запишете много от онова, което е ставало на 2-часова делова среща например. По тази причина трябва да извлечете най-важното, да обозначите приоритетите. Краткото време ви спасява от изкушението да запишете всичко, което сте запомнили, измъква ви от капана на детайлите, заради които не можете да видите главното.
Второто ключово в прилагането на правилото е да действате много бързо след събитието, веднага, ако е възможно. Тези 30 секунди трябва да са ви приоритет и не ги пренебрегвайте, за да се захванете с някакви натрупали се междувременно спешни дела.
Първо, те ще ви разконцентрират, ще намалят силата на впечатлението от онова, с което сте се занимавали на въпросното съвещание или среща.
Второ, мозъкът все пак не е безпогрешна машина. Ако изчакате час-два, можете да си спомните факти, но да пропуснете нюанси, което ще е предпоставка за грешки при преценката ви за най-важното.
"Ако свикнете да прилагате правилото за 30-те секунди, това ще повиши трайно способността ви да се концентрирате, докато слушате, ще ви помогне веднага да откроявате есенцията, основната мисъл и да я запомняте - обясняват когнитивните психолози. - Първите няколко пъти ще ви бъде трудно да изложите най-важното само за 30 секунди. Но колкото по-дълго практикувате тази техника, толкова по-лесна и полезна ще става."
Мозъкът не е мускул, но също като мускулите подлежи на тренировка. Като решите да прилагате правилото и дисциплинирано го следвате след всяка делова среща, мозъкът ще започне сам да ви насочва как да вадите най-важното. Няма да излизате от съвещанието с глава, препълнена от приказките на шефа и колегите. Бързо ще откроявате и ще си записвате същественото, а след това спрямо него ще намествате подробностите. Онези, които са необходими, а останалите ще отхвърляте като незначителни за главното.
Специалистите обаче обръщат внимание, че не бива да ви мързи да записвате, а да се опитвате само наум да формулирате есенцията за 30 секунди. Изобщо не е същото, има риск да се увличате в спомени и многословие. Може дори да започнете да спорите с нещо, с което не сте били съгласни на съвещанието. Или да се разсеете от емоции от него (най-често отрицателни), които да изпитате отново.
А е и много по-полезно, като си имате черно на бяло онова, което е било най-важното. Записаното ви помага да се върнете, да прочетете, да осмислите пак, да съпоставите какво сте отбелязали след няколко съвещания, да видите тенденция, да взимате информирани решения как да си планирате и текущите задачи, и кариерата по-дългосрочно.
- Задължително насаме
Прилагайте правилото за 30 секунди сами. Отделете ги, запишете си най-важното от съвещанието, пък едва тогава обсъждайте с останалите колеги, които са били на него.
Сверяването по принцип е полезно, но може да бъде и много подвеждащо. Сигурно ви се случвало, като си говорите с колеги, да ви се струва, че сте присъствали на различни събития. Не е невъзможно хората от един екип да оценяват по различен начин най-важното - заради различните си способности, опит, интереси и т.н. Освен това мозина слушат само онова, което пряко ги засяга, другото минава покрай ушите им.
Ако за най-важното имате разминаване с колега, когото цените като компетентен професионалист, все пак помислете дали някъде вие не грешите.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
Всеки е толкова нещастен в работата, за колкото се мисли (по Сенека)
Тайната на деловата харизма: Питайте, за да ви харесват
Как да спрете тихата агресия на шефа с елегантно "не" на задачите
10 конкретни техники да постигате кариерните си цели
Умственото разстояние помага за по-ефективно професионално учене
Обич към грешките - модел за емоционална стабилност и професионален успех
Топ 9 на мениджърите, които ви пречат да се развивате
Със супергеройската стойка наистина побеждавате
Синдром на дезориентацията, или защо на 10 години да си формулирате кариерни цели
Три стъпки да обърнете всяка критика в своя полза
На страха от провал очите са големи. Победете го с игра за моделиране на ситуации
Как ефективно да парирате колеги завистници
