Също като огромното животно много работа или голяма задача плашат. Разфасовайте и глътайте на порции

"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.

Пролет, слънце, птички пеят, носи се мирис на цветя, а на вас ви чернее пред очите - толкова много работа ви чака днес, че направо не знаете откъде да я подхванете.

Е, щом не знаете, грешка сте допуснали още вчера. Според специалистите по управление на времето
сутрешното чудене с какво да започнете е противопоказно на продуктивността и ефективността.

Когато имате много неща да вършите, сякаш трябва да изядете слон. А как се яде слон? Не можете да го погълнете наведнъж, много е голям. Налага се да го разфасовате.

Затова още в края на предния работен ден си направете план, сиреч подредете си задачите. (Какво да правите в края на работния ден, за да имате успех на следващия) Ползата е двойна - организирате си деня, организирате си и съзнанието, вследствие на което сте по-спокойни и по-добре си почивате. Иначе ви тормози тревожност, че "направо не знаете откъде да я подхванете" огромната работа.

Много сте паметливи, но списъка със задачите не го подреждайте само в главата си. Напишете го. Списъкът е карта, която няма да ви позволи да се отклоните от пътя. Той още през първия ден ще увеличи с 25% продуктивността ви. Обратното - "ако разчитаме само на паметта си, никога няма да разберем за какво изразходваме времето си", твърди Питър Дракър, един от най-именитите теоретици по управление.

И още нещо полезно има в списъка - в него можете да задрасквате изпълнените задачи. Това е
хитър съвет, защото действа положително на психиката - носи удовлетворение и зарежда с енергия.

Майсторлъкът е да как да подредите задачите. Трябва да ги класифицирате и после да ги класирате, като целта е да вършите приоритетно онова, което ще донесе най-добър резултат и от което ще имате най-голяма полза.

Може да използвате метода АБВГД - давате на всяка задача определение. Задача А е най-важната и с най-сериозни последици в случай на неизпълнение. Ако имате няколко такива, още ги оценете и нека най-важната да бъде А1.

Решаващо за успеха е да не се захващате със задача Б, докато не изпълните задача А, със задача В, докато не изпълните Б и т.н. С буквата Д отбелязвайте най-несъществените задачи, които не влияят на нищо и могат дори да отпаднат от списъка.

Сложността е, че като си съставяте списъка, трябва да отчетете не само важността на задачите, а и срочността им. Защото във всяка работа все се намира нещо, което няма да донесе супер полза, но трябва да се свърши, и то без отлагане.

Спешните задачи обикновено са ясно забележими и крещят за внимание. Важни задачи обаче са тези, които допринасят за постигането на целите.

За да не се подвеждате, разпределете всичките си задачи в 4 групи едновременно по двата признака: срочни и важни; важни, но не-срочни; срочни, но не-важни; не-срочни и не-важни. Тази класификция е т.нар. матрица на Стивън Кови, автор на книгата "Седемте навика на високоефективните хора". (Принцип на Айзенхауер и матрица на Кови или как да класифицирате задачите и да побеждавате)

Първите два квадрата в матрицата заслужават цялото ви внимание, когато правите списъка за деня.

Първостепенни задачи са тези, които са едновременно срочни и важни. Ясно е, че те са начело.

Във втория квадрат са важните, но не-срочни ангажименти. Може да ги отложите, но те са в състояние да окажат влияние върху успеха ви в по-далечен план.

И точно тук има голям риск да се обърквате, като все не ги слагате достатъчно напред в списъка. Може да имате оправдание, ако попадащите в първия квадрат са толкова много, че не остава и секунда време за друго. Но според Стивън Кови някои хора прекарват по-голямата част от времето си в спешния, но маловажен квадрат три. Занимават се със спешни неща, приемайки ги и за важни.

Срочните, но не-важни задачи слабо се отразяват на успеха ви. Затова не ги слагайте напред в списъка. Дайте приоритет на задачите от втория квадрат и планирайте време за тях. Имайте предвид и че тези задачи могат да се превръщат в срочни и важни, ако постоянно ги избутвате назад. Точно тогава се получава претоварване. Или лош резултат, или направо провал.

Специалистите по управление на времето имат отговор какво да правите със задачите, които попадат в третия квадрат - спешни и не-важни, и в четвъртия - не-срочни и не-важни. Научете се да казвате "не" на хора, които ви губят безполезно време. Научете се да казвате "не" и на себе си, ако сами си го губите с нещо, което не си заслужава.

Впрочем ако можете да поберете в графика си някоя задача от третия квадрат, сложете я. Често се случва извънпланово да връхлитат срочни и важни задачи. Тогава махате неважната задача и имате време за "пожара".

Теориите за управление на времето звучат отлично, но има още нещо, което влияе - вашето емоционално отношение към задачите.

Класифицирали сте ги обективно. Класирали сте ги също обективно и е кристално ясно кое трябва да бъде първо, второ и т.н. Само че се намесва изкушението да избутате назад в списъка задача, която е и спешна, и важна, ама неприятна. Или друга, която е голяма и ви плаши с мащаба си.

По принцип не е правилно да делите ангажиментите според чувствата и според (не)удоволствието, което ще ви доставят, но е човешко.

Специалистите по управление на времето съветват с неприятната задача да приложите ключовия принцип за продуктивност и ефективност "Изяжте жабата". Иначе казано, свършете най-неприятната задача. Ако я отложите, мисълта за нея ще ви напряга. Така си вредите двойно - хем рискувате да не я изпълните качествено и в срок, като я избутате назад, хем мисълта, че ви предстои нещо гадно, пречи на ефективността ви в онова, с което сте се заели. Затова просто изяжте жабата, препоръчва бизнес консултантът Брайън Трейси.

С голямата задача постъпете по подобен начин - сложете я в дневния списък там, където й е мястото по важност и просто изяжте слона. Разфасовайте го - разделете голямата задача на по-малки и планирайте време за изпълнението на всяка от тях. Непременно предвидете с какво ще се награждавате, като я отметнете - това действа мотивиращо да продължите.

При планирането на много голяма и сложна задача помага и нещо от ботаниката - дървото на решенията. Стволът е ключовата задача, а подзадачите, които водят към изпълнението й, са клоните. Продължете разклоняването, докато начинът за изпълнение на ключовата задача ви се изясни напълно. И предвидете време за тях в дневния план.

Дали всичко това е не управление на времето, а губене на време? Ами, не е губене. Според експертите 10% от времето, изразходвано за планиране на задача, ще икономиса 90% от времето за нейното разрешаване.

Същото важи и за плана, който трябва да си направите още предишния ден за следващия. 15-20 минути ще ви спестят суматоха с какво да започнете на сутринта и ще ви осигурят спокоен сън през нощта.

Какво е прокрастинация и как да се борите с нея четете утре.

В "Точният човек" можете да прочетете още:

„Всъщност", "просто" и други снизходителни думи, с които неволно отблъсквате

В кое десетилетие от живота е най-лесно да станете това, което искате

Какво да забравите, като завършите университет

Лоши навици, които може неусетно да си носите заради родителите даже на работа

Наръчник да се справяте с колега, който има синдрома на Питър Пан

7 лесни начини да повредите реномето си на делова среща

Как да използвате огледалните неврони и да помагате на харизмата си

Най-ефективните християнски божи заповеди за успех в кариерата

Стратегия да изкорените професионален навик, който не ви върши работа

11 стъпки по-бързо да усвоявате ново професионално умение

Техники да взимате правилни решения