10 правила за успешни преговори

Воденето на преговори е умение, което се придобива с талант и много познания и опит. Ако искате да постигате целите си бързо и лесно трябва да сте добре подготвени.

Текстът, който ви предлагаме, ще ви помогне да научите основните правила за успешни преговори. Той е част от книгата „Етикет и протокол” от Йордан Кожухаров. В нея ще откриете още полезни съвети за това как да подредите масата по етикет, да посрещнете гости, как да пишете официални писма и още много други.

РАЗГОВОРИ. СЪВЕЩАНИЯ. ПРЕГОВОРИ

За реализацията на нашите намерения, за решаването на стоящите пред нас задачи и за постигането на целите ни несъмнено допринася предварителната подготовка. Това обикновено става при контакти и обсъждане с хора, които са запознати с въпросите и проявяват интерес към тях, професионално са квалифицирани и разполагат с необходимите правомощия или са натоварени с такива служебни задължения. Формите за това са разговорите, съвещанията и преговорите.

Преводачът трябва да знае, че превежда чужди думи, т.е. говори от първо лице. В никакъв случай обаче той не води разговора и не задава свои въпроси, дори да е достатъчно компетентен.

Най-общо казано, всяка от формите би следвало да се разглежда като беседа по определен въпрос или по кръг от проблеми, по време на която се изясняват същността им, възможностите за най-благоприятното им решение, подходите, методите и средствата за постигането им. Различията между тях в повечето случаи са по обхвата и участниците. Разговорите по принцип са в по-ограничен кръг участници; те са и по-конкретни, но могат да носят проучвателен характер и дори без да се вземат решения. (Своеобразна форма на разговорите са приемането и изслушването на посетители, включително на хора извън дадена общност. Тяхното значение не е за подценяване.) Съдържанието на съвещанията е в откритото и по-разширено обсъждане на въпроси от общ интерес (като понятие те могат да включват също конгреси, конференции, симпозиуми, събрания, заседания и семинари). Отличителна черта на тези прояви са всестранното обсъждане и размяна на мнения, което води до приемането на съвместно решение и програма за изпълнението му. Основното при преговорите е наличието най-малко на две страни (включително чуждестранни), понякога с различни цели, а резултатът се очаква да удовлетворява интересите на всяка от тях.

Етикетът на тези форми на общуване обхваща твърде различни страни от подготовката до поведението след провеждането на проявата. В основата му са взаимното уважение и зачитане на достойнството, включително при сериозни и принципни различия.

Подборът на темата не бива да е съобразен само с нашите интереси, а и да отчита също стремежа на другите събеседници и участници и да води до позитивни резултати. Времето и мястото не се определят конюнктурно, а трябва да отразяват финалния етап на предварителни сигнали, действия и подготовка. Участниците се подбират внимателно, като не се допускат недотам квалифицирани представители, нито пък се избягват хора с различно мнение. Формата на провеждане – “на четири очи”, в тесен кръг, в пленарно заседание, не бива да ограничава никоя от страните в беседата. Облеклото по време на проявите свидетелства също за уважение. И не на последно място – техническото осигуряване (обстановка, помощни материали, настаняване на места за сядане и т.н.) също трябва да предразполага събеседниците, а това може да стане само като функция на уважително отношение към тях.

Всъщност местата, които се предлагат на гостите (другата страна), са и първото впечатление, което в повечето случаи предопределя настроението, а оттам и последващото поведение. Предпочтителното отношение към събеседника е закон в етикета.

При двама събеседници правилата за заемане на места предвиждат сядане един срещу друг (на госта се предлага по-удобното или с по-хубав изглед място) или един до друг (гостът е от дясната страна на домакина). Ако има сътрудници, те оформят втори ред зад тях или им се осигуряват места от страните на двамата.

Когато участниците са повече от двама (като представители на две страни), привилегировани са външните (чуждите), на които се предоставят по-хубавите места.

Номерацията е по старшинството за всяка от страните в разговорите.

Трябва да се внимава с диаметъра на кръглата маса, както и в случаите, когато основните представители заемат късите страни на масата – възможно е те да бъдат твърде отдалечени, което може да създаде напрежение за чуваемостта или чувството за умишлена отдалеченост (това трябва да се избягва, освен ако не е предварително поставена цел).

Разговорът се подчинява на последователността на етичните правила – установяване на контакт, създаване на работна атмосфера, постигане на определената цел. Още по-важен е т.нар. речеви етикет: събеседникът се предразполага още в началото – от първите думи, а те трябва да изразяват неподправено уважение и доброжелателност, като не би било лошо да се придружават от лека усмивка, а защо не и шега. Важно, макар и често подценявано, е правилното обръщение (с фамилното име, а едва след общо съгласие – с малките имена, или с титлите, където това е прието). Умерените комплименти се приемат навсякъде. Ритъмът трябва не да създава напрежение, а да го сваля. Обсъждането се насочва много внимателно в желаното русло, което включва и активизирането на насрещната страна. Продължителни и неконцентрирани изложения не помагат винаги; те могат да доведат до нежелан ефект (40-45-минутно обсъждане вече уморява!). Директните въпроси по същество могат в редица случаи да предизвикат отбранителна позиция като логична реакция. Особено важно е да се избягват извинения или други признаци на несигурност. И нещо чисто практическо – разговори не се прекъсват (каквито и да са причините, това не подкрепя позицията), освен ако не се очаква да са продължителни и това е предварително договорено (по време на такова прекъсване могат да се проведат неформални срещи или да се сервират закуски).

Впрочем израз на уважение към събеседниците и на гостоприемство е традицията на тях да бъде предоставена първо думата.

Сред препоръките за ефективно провеждане на делови разговори могат да се посочат:

1. уважение към събеседника, приятелско настроение, тактичност, вежливост (това лишава събеседника от вътрешната му съпротива);

2. стремеж към ясно, систематизирано и кратко изложение (така се избягват недоразумения и неправилно тълкуване);

3. съобразяване с предварителната (невинаги най-желаната) информация (чужди и свои предубеждения трудно се преодоляват);

4. помощ на събеседника да възприеме излаганите тези и предложения (отчита се неговата “вътрешна борба” между желанията и реалните възможности и чувството за самосъхранение);

5. въздържане от бързи и лесни отстъпки (компро мисът е по-добър, но не пречи и отрицателният отговор);

6. неангажиране с нереалистични цели;

7. внимателно и окуражаващо (например с кимане) изслушване на другата страна (не е задължително приемането на нейните аргументи);

8. хладнокръвна непреклонност в по-тежки моменти на разговорите (запазва се достойнството на двете страни);

9. недопустими са грубост и критика към събеседника (препоръчва се да не се отговаря на такъв подход);

10. благодарност (в края на разговорите) за сътрудничеството и усилията (независимо от резултата).

Разбира се, успешните и полезни разговори са функция на не един и два елемента, в това число стратегия и тактика, умение и квалификация, взаимен интерес и подходящ момент, политически отношения и други условия и т.н. Всичко това в определен момент може да помага, но може да има и неблагоприятно влияние. Етикетът обаче остава задължителен.

В редица случаи разговорите с представители на други държави изискват ползването на чужд език – на страната на събеседника или някой от общоприетите международни езици (т.нар. езици на ООН – английски, френски, руски, арабски, китайски). В наше време се срещат достатъчно образовани партньори, които свободно работят на чужди езици. Правилото обаче, и то не като условие, а като предпоставка за себеуважение, предвижда в такива срещи да се използват услугите на преводач. Обикновено това са лингвистично подготвени хора, но те стават още по-полезни, когато притежават и необходимата професионална и специфична подготовка – става дума за административни, технически и други умения, а и за подходящо поведение.

От друга страна, уважението към труда на преводача е в основата на етиката към него. Това предполага и правила за неговото собствено поведение, т.е. за изискванията към него.

Мястото на преводача е в непосредствена близост до главите на преговарящите страни – обикновено на крачка зад тях или от лявата страна на домакина (когато всяка страна има свой преводач и ръководителите вървят или стоят един до друг – преводачите са от външните им страни – съответно ляво и дясно). На масата за разговора това се повтаря, като му се осигурява удобно работно място (стол, помощна масичка, бележник, освежаваща напитка и др.). Във всеки случай се държи сметка за добрата чуваемост за преводача, за превежданите текстове и за включването на евентуални други участници. Възможно е разполагането му и срещу говорещите (да се внимава с отдалечеността и чуването). При технически възможности и наличието на подходяща апаратура преводачът работи в кабина.

Преводачът трябва да знае, че превежда чужди думи, т.е. говори от първо лице, а не разказва какво казва говорещият (не „Той каза,че Вашата идея е...”, а „Вашата идея е...”). В никакъв случай обаче той не води разговора и не задава свои въпроси, дори да е достатъчно компетентен. За него е задължителна служебната етика и понякога – поверителност, а това е свързано с неразгласяването на същността и дори на коментари за поведението на събеседниците.

Уважението към труда на преводача не се ограничава само до мястото му. Става дума за правила за поведение на ползващите неговото посредничество. Желателно е преди всичко след приемането на преводача да му бъде дадена възможност за допълнителна подготовка по проблемите на разговора. Това става с устен инструктаж или чрез предоставяне на комплект от писмените материали, които са в неговата основа. (Известни са и случаи, когато те буквално се четат от участниците.) С преводача се установява коректен работен контакт – той не трябва да се страхува от упреци за възможни сривове или за недостатъчно точно предаване на думи; на него му е разрешено да се обърне при нужда към говорещите да повторят или да изяснят казаното от тях.

Очаква се владеещите езика сред останалите участници в разговора да се намесват за уточнения само в краен случай и с дължимото внимание. Говорещите трябва да поддържат едно умерено темпо, без да бързат – това позволява на преводача да формулира фразата си по-ясно и облекчава превода. Препоръчва се те да не произнасят повече от две изречения едно след друго, при това да бъдат по-кратки и без излишни натрупвания и вметнати думи. Необходимо е да се внимава с типични национални изрази, пословици и поговорки: в редица случаи те не само нямат аналог в превода, но и могат да отклонят вниманието или дори да имат противоположен от желания ефект. И накрая, не би трябвало преводачът, дори персоналният, да се разглежда като слуга – той е равноправен участник в разговора.

Из „Етикет и протокол”

Книгата може да поръчате тук!