Ключовото е да подредите мислите и вещите си, твърди експертът по мениджмънт Хироюки Хирано
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Ако искате да постигнете по-високи резултати на работа, без да полагате по-големи усилия, опитайте метода 5С на японския психолог, експерт по управление на времето, продуктивност и ефективност Хироюки Хирано. Още в началото на кариерата си през 70-те години той се прочува с разработването на мащабна система за мениджмънт на голяма компания. После основава собствена консултантска компания по управление и нашумява с революционни методи как да се оптимизира всичко в работата, което подлежи на оптимизация.
Името на 5С идва от началните букви на 5 думи, които на японски започват с буквата "С".
Любопитното е, че експертът свързва подредеността у вас и около вас с професионалната продуктивност.
Системата е еднакво ефективна както в прекия смисъл - за организирането на работното пространство, така и в преносния - структурирането на мисълта, обяснява психологът.
5С не е нов метод, от десетилетия се прилага в японски частни компании и в държавната администрация. Възприет е в големи фирми по света. Твърди се, че с него продуктивността може да се повиши до 8 пъти.
Прилагането на 5С е просто при желание и воля.
- 1. Сейри (сортиране)
Разчистите пространството около себе си. Изхвърлете всичко, което не ви трябва. Запазете само онова, което е нужно.
Ако имате документи на хартия, пред очите си дръжте онези, които са свързани със спешните задачи. Останалите приберете в шкафове с плътни врати. Подредете си и файловете в компютъра така, че лесно да намирате необходимото. Има най-различни софтуерни и хардуерни решения, които ще ви помогнат.
Нека бюрото ви да е чисто, светлината да пада от лявата му страна, шкафовете да са зад гърба, а не пред погледа ви, препоръчва Хирано.
Постарайте се да подредите и своите мисли. Ако ви предстои да вземете решение, е нужно да съберете всички компоненти от определена ситуация, да отхвърлите ненужните, да степенувате по важност онези, от които зависи развитието й.
След като свършите всичко това, ще стигнете до верния извод, уверява специалистът.
- 2. Сейтон (подреждане)
Поставете нещата така, че лесно да ги достигате. Добре е компютърът да е отляво, папките с документи - отдясно, телефонът - в крайно дясно. Няма нужда от семейни снимки и други украси. Може все пак да сложите цвете, за да внесете уют.
Ще разпалите творческия си потенциал, ако стените са в жълто или оранжево. Синьото и зеленото действат приспивно, бялото, бежовото и сивото са неутрални.
Започнете да насочвате мислите си в правилната посока. Представете си проблема, който трябва да решите, като вещ. Нея местите тук-там, докато откриете най-подходящото й място.
Мислено опишете проблема в подробности - как изглежда, коя област засяга, кой го е предизвикал, кога е възникнал, как се отразява на работата.
Определете и какво не е - как не изглежда, коя област не засяга, кой не го е предизвикал, кога не се проявява, как не влияе на работата.
Сега сравнете двата аспекта и преценете какво трябва да направите, така че проблемът да започне да отговаря само на второто описание.
- 3. Сейсо (почистване)
Когато всеки предмет на работното място искри от чистота, ви е по-уютно, а производителността ви нараства, обяснява психологът.
Същото важи и при излагането на мнение - мисълта ви трябва да е чиста, ясна, онагледена с образи. Само по този начин може да грабнете чуждото внимание и да бъдете достатъчно убедителни.
- 4. Сейкецу (стандартизиране)
След като изчистите и подредите, винаги поддържайте работното си място в това състояние.
Хирано пренася този принцип върху работата в екип. Психологът обяснява, че когато се действа без план, всички говорят едновременно, упорито отстояват мнението си, тогава работата не напредва. Много по-разумно е да се придържате към проверена стратегия, сравнима с поддържането на работния кът в идеално състояние.
В такъв случай всички колеги свикват да използват един и същи мисловен модел и да го прилагат стъпка по стъпка, докато постигнат желания резултат. Това може да направи работата по-скучна, но пък по-ефективна, категоричен е експертът.
- 5. Сицуке (поддържане)
Този принцип обобщава останалите четири. Ако искате да ви върви в работата, постоянно трябва да подреждате пространството около себе си, да поставяте вещите на леснодостъпни места, да ги почиствате и да поддържате средата си в това състояние.
В преносен смисъл спазването му означава винаги да подреждате мислите си, да ги насочвате в правилната посока, да ги излагате разбираемо и да се придържате към проверен мисловен модел, казва Хироюки Хирано.
Сигурно от опит знаете, че когато има хармония у вас и около вас, сте значително по-ефективни в работата си. Но дори да си мислите, че безпорядъкът не ви спъва, нищо не ви пречи да опитате дали все пак няма да е по-добре с японския метод 5С.
----- Защо не подреждате
"Редът или хаосът в заобикалящата среда говори за ред или хаос в главата на човек - твърдят психолозите. - Дори да ви се струва, че така ви харесва, не е вярно - определени причини са довели до този избор и трябва да ги потърсите."
о Работата не ви е интересна. Вместо да разтребите непотребното и подредите потребното, бързате на секундата да си тръгнете. Ден подир ден се затрупвате. И шефът ви ще забележи, че ви липсва мотивация.
о Израз на бунт. Разхвърляното работно място е нещо като разхвърляната стая, с която тийнейджърът заявява на родителите: "Аз няма да спазвам вашия ред". Вие пък казвате на шефа и колегите "Не ми пука от вас и за вас". Тази инфантилност се проявява при хора, които са се "заклещили" в пубертета, и се схваща като признак за духовна незрялост.
о Правене на впечатление. Неосъзнато или осъзнато, недоволните от работата може с хаоса да напомнят на другите за себе си.
о Прекомерно високо самочувствие. Издава го убеждението, че щом вие си се оправяте в хаоса, той не е проблем за никого. Но подреденото бюро ще изглежда много по-приятно на тези, които работят редом с вас. Освен това ще може да се бърше от прах и няма да го дишате всички. Когато вашата бъркотия засяга колегите и пряко, понеже е обхванала места, които използвате заедно, издава неуважение.
о Склонност да отлагате неприятните задължения. Редът е част от ежедневието на нормалните хора. Ако постоянно отлагате неприятната работа, значи си затваряте очите за проблемите, склонни сте да ги заобиколите, а не да ги решите. Вероятно така постъпвате и с други задачи.
о Страх от промяна. Според психолозите непотребните документи и предмети издават човек, който се страхува от новото. Помислете дали не си създавате илюзия за сигурност, като се обграждате със стари познати неща.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
Правило в преговорите за по-висока заплата: Докато не ви кажат "не", искате малко
5 стратегии помагат за овладяване на конфликти
Тримата най-ценни колеги за професионалния ви успех
Как да разпознаете колега от опасния тип "тъмен емпат"
Техники да се справяте, ако шефът ви е маниак на тема контрол
Шансове и капани да работите с шеф визионер
Законът за принудителната ефективност на работа
Какво е мобинг и как разрушава професионалното благополучие
Упоритостта краси успеха, инатът го грози
Трикове да работите с хаотичен колега и да не проваля професионалния ви успех
7 урока по професионална ефективност от бебетата
