София Медникарова,

мениджър „Човешки ресурси“ на „ММ Солушънс“

В съвремения свят най-мощният инструмент за постигане на цели е информацията. От гледна точка на бизнеса, информационните потоци са от съществено значение за постигане на успех, както по отношение на печалба и крайни резултати, така и по отношение на организационна култура и управление на хора.

Информацията по същество представлява процес по кодиране и декодиране, изпращане и получаване на съобщения (писмени, устни, невербални). Предаването на информация зависи от целите и участниците в процеса – комуникатори и публика. За всяка компания са важни както, външните (клиенти, партньори, спонсори, съдружници, кандидати за работа), така и вътрешните (служителите) публики. Правилната комуникация с тези публики е от голямо значение за успешното представяне на всяка организация.

Вътрешните комуникации във всяка компания изграждат взаимоотношенията между мениджъри и служители. Добрата комуникация и информираност на служителите влияят върху тяхната мотивация и ефективност.

Чрез вътрешните информационни потоци и системи служителите получават информация за процеса и естеството на работа, фирмените правила и процедури, фирмената култура, техните права и задължения, социалните привилегии, фирмени събития. Комуникацията може да подпомогне мотивирането, изграждането на доверие, създаването на обща идентичност и да укрепи чувството за отговорност. Вътрешните комуникации осигуряват на служителите среда за изразяване на мнение и емоции, за споделяне на надежди и амбиции, за отбелязване на постижения. Чрез тях служтилите могат да разберат, каква всъщност е организацията, в която работят, каква е нейната мисия, визия и ценности.

Съществуват най-разнообразни вътрешни канали за комуникация, разделени най-общо казано на класически и модерни.

Към класическите могат да бъдат причислени: информационни табла, кутии за обратна връзка, печатни материали, в т.ч. фирмени наръчници, бюлетини, анкетни карти, вестници, списания. Все по-често същите биват представяни на дигитални носители.

Сред модерните вътрешни канали са фирмените мейли, чатове, блогове, вътрешни информационни платформи, социални мрежи.

Големите компании масово създават и използват единен фирмен мейл за комуникация. Чрез него мениджмънтът или оторизирани лица могат да общуват със служител, група служители или с целия състав. Мейлът дава възможност за бърза и лесна комуникация с възможност за обратна връзка. Това средство е по-директно от класическите вътрешни канали, лесно може да бъде управлявано по отношение на адресати и обем информация.

Друго канал за двупосочна бърза и лесна вътрешнофирмена комуникация е т.нар. приложен софтуер за чат, например фирмен скайп. Когато работата е динамична, не изисква високи нива на съгласуване на действия и решения, този канал е добър вариант в повечето случаи с позитивен бизнес ефект.

Все по-често организациите интегрират вътрешноинформационната платформа или мрежа (Intranet, wiki), която осигурява постоянен и непрекъснат достъп до актуална информация, касаеща компанията, насочена към служителите. Същата може да бъде структурирана и категоризирана по теми, предназначение и аудитория. Този канал дава прозрачност и възможност за обратна връзка по отношение на споделената информация.

Сред модерните методи за комуникация са и вътрешните блогове. Те са достъпни за всички служители. Всеки може да участва в тях и да сподели свои знания и опит, както и да почерпи информация от споделения опит на участниците по повдигнатите дискусии.

Фирмените он-лайн страници и социалните мрежи като Facebook, Twitter, LinkedIn, предоставят нови възможности и методи за комуникация, насочена към служителите.
Към изброените комуникационни канали може да бъде добавена директната лична комуникация (лице в лице) със служителите.

Проявата на индивидуален подход към служителите показва лично отношение, оценка и уважение към тяхната работа и тях самите като личности. Когато са уверени в себе си и в това, че са ценени и уважавани, хората са много по-склонни да чуват и да приемат съобщения.

Срещите лице в лице могат да бъдат провеждани между всички йерархични нива в дадена организация. Искрената комуникация е гаранция за успех. Личните срещи в различните им форми са от изключително значение за изграждане на трайни и ефективни взаимоотношения във всяка организация.

Форма на по-различни лични срещи се провежда в софтуерна компания „ММ Солушънс“. За „Тайните срещи с ЧР-а“ може да прочете в следващия брой.